新品發布會,簡稱發布會。對商界而言,舉辦新品發布會是自己聯絡、協調與客戶之間相互關系的一種最重要的手段。新品發布會的常規形式是:由某一商界單位或幾個有關的商界單位出面,將有關的客戶或者潛在客戶邀請到一起,在特定的時間里和特定的地點內舉行一次會議,宣布一款新產品。對于企業而言,企業新品發布會關系著未來的銷售。因此出彩的流程策劃會給新產品的推出形成正面的影響,而流程的制定顯得尤為重要。發布會的舉辦時間。通常是上午10點或者下午3點,持續時間為1.5小時左右。

發布會流程通常分為:迎賓簽到、分發資料、會議過程、會后活動、效果評估和注意事項這六個方面。籌備新品發布會,預備工作要做好。其中,時機的選擇、職員的安排、記者的邀請、會場的布置和材料預備等工作顯得尤為重要。

1、時機

避開節日與假日,避開本地重要活動,避開其他單位的發布會,避開與新聞界的宣傳報道重點相左或撞車。

2、主持人

主持人和發言人是關鍵。發布會的主持人應由主辦單位的公關部長、辦公室主任或秘書長擔任。其基本條件是:儀表堂堂,見多識廣,反應靈活,語言流暢,幽默風趣,善于把握大局,引導提問和控制會場,具有豐富的主持會議的經驗。新聞發言人由本單位的主要負責人擔任,除了在社會上口碑較好、與新聞界關系為融洽之外,對其基本要求是修養良好、學識淵博、思維靈敏、能言善辯。

3、接待

新品上市發布會還要精選一批負責會議現場工作的禮節接待職員,一般由相貌端正、工作認真負責、善于交際應酬的年輕女性擔任。值得留意的是,所有出席發布會的職員均需在會上佩戴事先統一制作的胸卡,胸卡上面要寫清姓名、單位、部分與職務。發布會工作人員的確定,需要在發布會預熱期結束前確定好。最好列一個分工事項表和負責人聯系表。將工作職責分配到人,專人專崗。并且部分工作人員有緊急問題時,隨時可以聯系相關負責人,協助解決。

4、嘉賓

參與嘉賓的確定,直至嘉賓正常出席發布會。嘉賓的確定,往往需要在策劃發布會環節就開始對嘉賓進行邀約,并且隨時確定嘉賓的排期與動態,最好能有專人維護對接,直至對方出席發布會現場。因為一般大咖的時間排期都會比較滿,在一對一對接的情況下,首先能與嘉賓保持密切聯系,顯示主辦方對活動嘉賓的重視。其次也是為了持續確認嘉賓的時間安排,保證嘉賓按時到場。

5、觀眾

發布會觀眾的招募,也需要在策劃發布會前就開始進行,且在預熱期結束時,就必須完成發布會觀眾的招募工作。按照以往經驗,招募觀眾的數量,最好大于實際現場能容納的參與人數。因為當天極有可能部分觀眾因各種原因無法參加活動,即使各位觀眾都按時到場了,我們也可以營造現場一種高朋滿座、人氣爆棚的現場氛圍。

6、會場布置

新品上市發布會的地點除了在本單位或事件所在地舉行外,也可以考慮租用大賓館、大飯店舉行,假如造成國性影響的,則可在首都或某一大城市舉行。新品發布會現場應選擇交通便利、條件舒適、大小合適的場地?;嵋櫚淖雷幼詈貌揮貿し叫蔚?,要用圓形的。大家圍成一個圓圈,顯得氣氛和諧,主賓同等,當然這只適用于小型會議。大型會議應設主席臺席位、來賓席位等。

7、材料預備

在舉行新品發布會之前,主辦單位要事先預備好以下材料:

1、發言提綱。它是發言人在發布會上正式發言時的發言提要。它要緊扣主題,體現全面、正確、生動、真實的原則。

2、題目提綱。為了使發言人在現場正式回答提問時表現自如,可以對被問的主要題目進行猜測的基礎上,形成問答提綱及相應答案,供發言人參考。

3、資料提綱。事先必須精心預備一份以有關數據、圖片、資料為主的資料提綱,并打印出來,在新品發布會上提供給來賓。在資料提綱上應列出本單位的名稱、聯系方式等,便于日后聯系。

4、形象化視聽材料。這些材料供與會者利用,可增強發布會的效果。它包括:圖表、照片、實物、模型、錄音、錄像、影片、幻燈片、光碟等。

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