為了傳達這種良好的訊號,從周年慶整體氛圍、活動效果、布局排場、出席領導和嘉賓、致辭發言、現場節目等環節,都要力求做到最好。那么一場成功的周年慶活動,到底如何策劃呢?

丨活動概述

1、背景介紹+發展目標

    周年慶典不止是為了給公司慶生,更是為了回溯企業發展歷程、展望企業未來,所以要在總結的基礎上做好過去和現狀的梳理,并提出新的發展目標,包括業務、人才、管理、合作等多個維度。

2、時間

周年慶時間也不需要嚴格按照實際的創辦日期來定,前后一段時間都可以,但是要記得避開節假日和行業重要節點,方便嘉賓邀約和產生更廣闊的影響。

3、場地

周年慶的活動場地是需要謹慎挑選的。一般來說,公司周年慶場所無非是自家公司和酒店,這取決于活動量級,如果自家場地足夠,符合活動要求那么就可以在自家公司舉辦,搭建相應的場地即可。但如果場地不合適,或者想要更好的效果,那么就可以選擇外面的酒店或者租賃其他場地。

在場地選擇上,要考慮以下幾個因素:1、交通便利性;2、配套設施;3、場地是否具備足夠的停車空間;4、活動場地容納人數。

場地最好選擇交通位置較好的酒店,方便五湖四海到來的嘉賓,試想一下,周年慶都開始遠道而來的嘉賓還堵在酒店不遠處的要道上,或者光是找到酒店所在就繞了好幾條路,那么嘉賓對于周年慶的印象就大打折扣了。

周年慶舉辦前要大致估算下嘉賓和主辦方人員,要確保酒店要要足夠的活動空間剛好容納總體人數,選擇太大的空間會顯得人數冷清,選擇太小的空間則顯得擁擠。另外酒店的配套設施也要確認無誤,比如大屏幕、音響設備、舞臺、燈光等,如果有損壞或者不合適的要提前做好調換或備選。

由于周年慶外來嘉賓眾多,停車位很可能面臨不夠用的情況,那么要么選擇停車場所夠大的酒店,要么與物業方協商,在活動當天騰出足夠的停車場所,方便嘉賓的到來。

4、嘉賓

嘉賓的邀約一定要提前確定,先確定嘉賓名單和候選名單,再逐個聯系,一定要溝通好時間、地點,對于要上臺致辭的嘉賓也要提前說明。為了傳達更好的企業形象,可以邀請政府領導、行業大咖、業界名人、KOL甚至邀請明星、網紅站臺。各個嘉賓一定要妥善溝通,并安排好機票食宿等問題。另外,有些公司舉辦周年慶時,會安排兩場慶典活動,一場對內,參與人員為員工、渠道商、經銷商、合作伙伴等,一場對外,參與對象是媒體和公眾。對于這種情況,也要對邀請的嘉賓做好區分和聯絡。

丨活動策劃

一場完整的周年慶可以包含發布會、簽到入場、精彩回顧、未來展望、頒獎盛典、文藝匯演、慶功晚宴等流程,不同流程之間要做好銜接,控制好時長,有序開展。

周年慶發布會可以安排在慶典活動之前,邀請相關媒體參加,由董事長、總經理等企業高層接受媒體采訪,回答媒體提問,并發布通稿為活動預熱造勢。

簽到入場就是周年慶真正開始了,要安排好接待人員做好引導和服務,比如走紅毯、在背景墻簽名等,企業高層要做好對重要嘉賓的接待和歡迎,攝影師要負責拍照留念,利于素材存檔和企業宣發。

嘉賓步入會場后,先播放企業宣傳片,隨后活動準時開始,由主持人上臺開場,并隆重介紹到場嘉賓,并邀請主要領導和嘉賓上臺致辭,并播放相關PPT等文件,展示公司過去所取得的輝煌成就,暢想接下來的宏偉目標。

在不同的環節中可以適當穿插暖場節目,歌舞、魔術、沙畫、抽獎、相聲等,或者融入了企業產品的節目也可以,節目表演可以由外包的專業團隊來承包,也可以由公司的內部員工自編自導后上臺匯演。

接下來就可以進行周年慶頒獎盛典,宣布優秀員工、十佳員工、先進事業部、特殊貢獻獎等獎項的歸屬,然后邀請員工代表發表獲獎感言,與全場嘉賓分享下自身如何見證公司的成長。

最后,便是晚宴環節,在迎賓人員的引領下大家入場,隨后由董事長等高層致敬酒辭,并宣布晚宴開始,觥籌交錯間還可以穿插游戲、抽獎等環節,讓現場氣氛推向高潮。

在整場的周年慶活動中,為了打造可以更好的效果,應該注意以下細節。

1、周年慶要有一個明確的主題,并圍繞主題撰寫一句主題SLOGAN,活動要緊扣主題來開展,并以此作為活動的重點來宣傳。

2、主持人方面,可以聘請當地的著名主持人,也可以聘請播音主持系的實習生來主持,專業的主持人有著更好的控場能力,能夠更好的把握各個流程,并調節現場氣氛。

3、嘉賓邀約時,可以以H5邀請函的形式發放,可以包含活動主題、現場流程、出席嘉賓、酒店路線甚至停車信息,并以酷炫音樂和燃情音樂烘托,顯得高大上。

4、如果預算夠,又追求極致效果,那么3D全息投影投影舞臺是一個很好的選擇。

5、現場的一些布置細節其實也能加分很多,比如講塑料瓶裝水改成玻璃水瓶的,老套俗氣的鮮花改成小型的簡單花卉,傳統的宣傳資料換成環保材料包裝,并找審美好點的公司設計排版等。

6、現場的禮儀人員要著裝統一,而且盡量避免那種千篇一律、一股廉價感的旗袍,追求那種有檔次然后能讓人一眼看出是工作人員的服裝,然后要有專業的素養,話術統一,要能幫助嘉賓解決問題。別等媒體人員過來問廁所、出口在哪都不知道,那么整體印象都不會好到哪里去。

7、活動流程的時間控制一定要設置好。周年慶不是行業交流會,你給到各個領導的致辭稿不要寫太長,不然領導念得難受,嘉賓也聽的沒有耐心,控制在3-15分鐘之內,同時要估算各個流程的大致時間,控制好整體時長,盡量不要超過3個小時(不包括晚宴)。

丨活動管理

活動管理包含物料制作及采購、流程細化及確認、后期總結等。

物料方面有慶典舞臺背景板、慶典宣傳片、簽到處布景板、拱形門、空飄氣球、彩旗、指示牌、橫幅、海報、周年慶手提袋、慶典文化衫、宣傳畫冊、邀請函、嘉賓禮品、抽獎禮品、會場鮮花、桌椅、易拉寶、展架、通稿、媒體打包材料等。

現場細化及確認是指要反復思考各個環節的流程是否有疏漏,以及如何分配人員到具體的事務。比如簽到、來賓、演員、禮儀、主持人、燈光師、攝影攝像、會場、晚宴等各個部分都要確認流程,并有專人對接,保證現場實施沒有差錯。比如演員禮儀管理這塊,就要找到專人負責演出工作、提前彩排、發放演出流程、樂隊人員管理、禮儀人員培訓、統一著裝等。

在后期總結上,要做好文字、圖片、音頻、視頻等素材的整理和存檔,并做好活動物料的消耗和清點,并對整個活動進行書面的總結報告,分析亮點與不足,最終制作多媒體回顧光盤。

丨應急預案

在專業的策劃公司中,會反復提到“確認執行細節”,這是因為發布會本身及其復雜,包含著很多個細節,而某個細節出現問題,都可能導致慶典產生缺憾。所以需要在活動前和活動中不斷發現問題、預防問題、檢查問題,避免出現紕漏。

在慶典前,要進行場地考察,安排專人與場地方進行協調溝通,細致了解會場情況,包括場地大小、應急電源、活動設備、防火通道等,同時要關注當天的天氣情況,要針對特殊情況準備備選方案,并建立應急小組。

在慶典中和慶典后,要有物品保管和人身提示,同時做好重要物料的查驗,比如現場設備(包括筆記本電腦)要在前后多次進行檢查,確保良好運轉,特別是活動文件,要準備好兩臺筆記本備份,以防意外發生可以及時應對。

還有用電問題,要保證用電的正常使用,自己親自做好功率測試,不然現場弄到一半跳閘就很尷尬了,還有現場有沒有應急電源,比如所在地區突發停電能不能保證繼續供電。又比如PPT翻頁筆至少準備兩支,打印機要搬到現場等。

丨團隊架構

整個周年慶的籌備要建立相應的團隊,挑選組長和各個部分成員,比如會務組、接待組、演出組、宣傳組、禮儀組、后勤組、安保組、財務組等,同時各個成員要做好相應的溝通和培訓,要明確各組乃至個人的指責分配,保證團隊的執行和協作,這樣才能為周年慶的完美展開提供基礎。

一場完美的公司周年慶活動并非易事,往往是整個公司無間協作下來的成果,除了好的方案外,精準的執行更是必不可少。只有這樣,才能保證優秀方案的成功落地,才能打造卓越的傳播效果,才能讓企業的良好形象深入人心。